Mitarbeitenden App

Eine App, die verbindet. Die Mitarbeitenden sind das Herz der Gütersloher Stadtverwaltung. Sie sorgen sowohl für die großen Dinge, wie die Umsetzung wichtiger Projekte in der Stadtentwicklung, als auch für die kleinen Anfragen der Stadtgesellschaft im Alltag. Sie sind damit die ersten Ansprechpersonen und zentraler Zugangspunkt für die Bürgerinnen und Bürger unserer Stadt.

Projektbeschreibung

Nicht nur diese besondere Stellung macht es so bedeutend, Mitarbeitende wertschätzend zu behandeln und für eine lange Verbundenheit zur Stadt und Verwaltung zu sorgen. Die Stadt führt daher als eine von mehreren Maßnahmen eine Mitarbeitenden App ein, die für Mitarbeitende relevante Arbeitsabläufe vereinfacht und als zentrale Informationsplattform dient. Wichtige Informationen sind schnell, ortsunabhängig und für alle Beschäftigten, auch für vom Dienst Abwesende, abrufbar – sofern sie möchten. Denn: Die Nutzung der App ist freiwillig. Es besteht keine Verpflichtung, dieses Angebot wahrzunehmen.
Seien es dringende Nachrichten aus dem Rathaus, über die unverzüglich informiert werden muss, wie es zum Beispiel Corona gezeigt hat oder der Zugriff auf den dienstlichen Kalender, um private und dienstliche Termine in Einklang zu bringen. Wertschätzende Kommunikation beginnt damit, dass allen Informationen zugänglich und bekannt sind. Auch über Events und Aktionen wird berichtet, um die Teilnahme an gemeinschaftlichen Aktivitäten zu fördern und das Wir-Gefühl untereinander zu stärken. Hierzu wird unterstützend auch eine Chatfunktion für den regen Austausch eingerichtet.
Die Mitarbeitenden erhalten so ein zusätzliches Format für relevante Informationen und eine neue Möglichkeit der Kommunikation. Die App soll insbesondere diejenigen ansprechen, die bisher keinen täglichen Zugriff auf interne Informationen hatten. Zudem wird erstmals die Möglichkeit eines sicheren Echtzeitchats für Mitarbeitende geschaffen, die den kollegialen Austausch verbessert.

Ziele

Dieses Projekt verfolgt folgende Ziele aus der Digitalen Agenda:

Neue Arbeitswelten in der Verwaltung gestalten
Verwaltung modernisieren

Zielgruppe

Kolleginnen und Kollegen aus der Stadtverwaltung
Und zusätzlich auch alle Bürgerinnen und Bürger, da die App einen externen Bereich hat

Vorgehen

In einem Workshop werden die Anforderungen an eine solche Mitarbeitenden App definiert. Die Umsetzung und Einführung der App sollen in Zusammenarbeit mit einem Unternehmen erfolgen. Die App soll allen Mitarbeitenden zur Verfügung gestellt werden. Mittels Zwei-Faktor-Authentifizierung für die App ist auch ein Vollzugriff auf den persönlichen Bereich wie beispielsweise E-Mail-Postfach, Kalender oder Abrechnungsportal möglich.